Quelles sont les règles de fonctionnement d’une copropriété ?

Que vous soyez déjà copropriétaire ou que vous souhaitiez acheter un appartement, être au fait des règles de la copropriété vous évitera les mauvaises surprises et les éventuels pièges.

Parmi les points à maîtriser pour profiter sereinement de votre bien : la définition de la copropriété, son rôle, celui du syndic, les organisations chargées de la gestion de l’immeuble, la nature des frais de copropriété, la procédure à suivre pour modifier les règlements de copropriété et l’intérêt de vivre (ou d’acheter) un lot de copropriété.

La copropriété est un ou plusieurs immeubles destinés, entièrement ou en partie, à l’habitation.

Les copropriétaires, qu’ils détiennent un ou plusieurs lots de la copropriété, auront obligatoirement :

• Une partie privative : qui est l’espace dont l’usage est exclusif au copropriétaire. Elle est, tout d’abord, constituée du logement (individuel), mais aussi des emplacements de parking, des garages, des box, ou encore des caves ;
• Une quote-part des parties communes : exprimée en tantièmes et en millièmes (ou en dix millièmes ou en cent millièmes). Les parties communes sont, comme leur nom l’indique, les espaces partagés comme : les voies d’accès, les passages, les corridors, les locaux des services et éléments d’équipement communs, les têtes de cheminées, le sol, les parcs, les jardins ou les cours.

Il y a donc copropriété dès qu’un immeuble est réparti entre deux propriétaires. Les copropriétaires forment ensuite (sans formalité) le syndicat de copropriétaires.

Ce groupement de tous les copropriétaires a alors la même capacité juridique qu’une société avec, au minimum, une assemblée générale (AG), par an. Lors de cette réunion, le syndicat étudie et vote la situation ainsi que les décisions en rapport avec la copropriété :

• les comptes de l’année précédente ;
• le budget prévisionnel ;
• les travaux à réaliser sur l’immeuble ;
• le choix du syndic de copropriété ;
• la désignation des membres du conseil syndical ;
• etc.

La personne morale qu’est le syndicat de copropriétaires peut également opérer un recours en judiciaire contre un copropriétaire, un fournisseur ou un prestataire.

Afin d’exécuter les décisions de l’assemblée générale, le syndicat dispose et fait appel au :

• conseil syndical : dont les membres sont élus lors de l’assemblée générale, coordonnent les relations entre syndicat et syndic de copropriétaires. Le conseil syndical assiste et contrôle le syndic. Il doit être consulté pour des opérations comme la mise en concurrence des marchés ou la conclusion de contrats.
• syndic de copropriété : qui peut être un professionnel ou non, gère le côté administratif et financier de la copropriété.

Le syndic de copropriété représente le syndicat de copropriétaires d’un point de vue légal. Lorsqu’il s’agit d’un professionnel, il doit disposer d’une :

• carte professionnelle ;
• assurance responsabilité professionnelle ;
• garantie financière pour un remboursement en cas de faillite.

Lorsqu’il est non professionnel, il doit être choisi parmi les copropriétaires.

Dans les deux cas, il est désigné par vote lors de l’assemblée générale où il doit obtenir la majorité absolue des voix. De manière générale, le syndic de copropriété s’occupe de l’entretien et de l’état des équipements collectifs et des parties communes dans leur globalité. Dans les détails, il a pour mission de gérer la partie financière et administrative tout en garantissant la bonne tenue de l’immeuble.

Le premier rôle du syndic de copropriété est de tenir la comptabilité de la copropriété avec des documents comme le relevé des dépenses, le grand livre comptable et la balance.

Le syndic est également tenu de :

• ouvrir un compte bancaire pour le syndicat de copropriétaires ;
• collecter les charges de copropriété ;
• procéder au recouvrement des impayés ;
• réaliser le budget prévisionnel ;
• payer prestataires et fournisseurs.

Le côté administratif du travail du syndic comprend :

• l’organisation de l’assemblée générale : déléguer (si besoin) la gestion des archives du syndicat, signer des contrats avec les prestataires et souscrire le contrat de responsabilité civile du syndicat.
• l’envoi des procès-verbaux de l’assemblée générale aux copropriétaires ;
• la mise à jour de la liste des copropriétaires (nature du lot, état civil, adresse électronique, domicile, etc.) ;
• la mise à jour du carnet d’entretien de l’immeuble ;
• la gestion des archives du syndicat de copropriétaires ;
• la mise à jour de la fiche synthétique de la copropriété ;
• la mise en œuvre des décisions de l’assemblée générale ;
• le suivi pour faire respecter toutes les décisions de l’assemblée générale et le règlement de la copropriété ;
• la représentation du syndicat dans le cadre juridique.

Veiller à la bonne tenue de l’immeuble est un autre aspect à part entière du travail du syndic de copropriété.

Il en va du confort et de la sécurité des occupants de l’immeuble. Ainsi, le syndic sera en charge de :

• faire jouer la concurrence entre les entreprises en demandant, pour des travaux, plusieurs devis de plusieurs prestataires et de présenter le tout aux AG ;
• engager les prestataires chargés de l’entretien (pour le nettoyage, l’ascenseur, la ventilation, etc.) ;
• négocier et renégocier le contrat des prestataires ;
• effectuer le suivi du chantier ;
• prendre réception des travaux. Et si le résultat des travaux n’est pas conforme, formuler des réserves et/ou faire jouer les garanties.

La gestion d’une copropriété peut se faire par un professionnel ou un syndic non professionnel.

Le syndic professionnel dispose de toutes les habilitations et les connaissances pour gérer une copropriété. La société externe, généralement un cabinet, exerce contre rémunération et d’éventuels frais annexes.

Recourir à un syndic non professionnel est considéré comme de l’auto-gestion. En effet, il n’est pas tenu d’avoir une carte professionnelle et est constitué d’un ou des copropriétaires. Il s’agit du syndic bénévole et syndic coopératif.

1. Syndic de copropriété bénévole : C’est l’assemblée générale qui vote pour le syndic bénévole. Par la même occasion, elle peut décider de rémunérer ou non le copropriétaire élu.
2. Syndic de copropriété coopératif : Le syndic est dit coopératif lorsque la gestion de la copropriété est assurée par le conseil syndical ; les tâches et opérations sont alors réparties entre les conseillers. C’est le président du conseil syndical qui est considéré comme étant le syndic.

Être propriétaire d’un lot dans une copropriété demande le paiement de charges de copropriété et de frais divers. Ils correspondent aux dépenses liées à l’entretien et à la gestion de la copropriété et peuvent être répartis en 2 catégories :

• les charges générales : qui sont en rapport avec l’entretien, l’administration et la conservation des parties communes ;
• les charges spéciales : qui sont en rapport avec les équipements communs et les services collectifs.

Le règlement de copropriété décrit le fonctionnement et l’organisation de la copropriété ainsi que les droits et obligations des copropriétaires et des résidents de l’immeuble (copropriétaire ou locataire).

C’est le syndic de copropriété qui peut en modifier le contenu. À noter qu’elle doit être conforme aux lois en vigueur. Toute mise à jour doit d’abord être inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale par le syndic. Une fois que les modifications sont retranscrites, il faut qu’elles soient publiées par un notaire au service de publicité foncière ; ce qui peut engendrer des frais.

Même si le logement individuel est souvent mis en avant, la copropriété a également des avantages non négligeables comme la possibilité de :

• déléguer les tâches du quotidien (entretien de la pelouse, changement d’ampoules, etc.) ;
• profiter d’une sécurité renforcée (gardien, interphone, digicode, etc.) ;
• entretenir des liens sociaux plus facilement.