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Comment gérer sa maintenance avec plusieurs locataires ?

Comment gérer sa maintenance avec plusieurs locataires ?

Être propriétaire ou gestionnaire de plusieurs biens donne droit à encaisser régulièrement des loyers mais s’accompagne aussi d’une charge de travail administrative et d’entretien. Des techniques d’organisation et de communication permettent d’être efficace et de gagner du temps. Voici des suggestions pour vous faire gagner entre 20 % et 30 % de temps.

Structurer les tâches à faire

Exit les emails et SMS, en récapitulant les tâches à faire par logement et par locataire, vous vous assurez de ne pas avoir de trou dans la raquette. En structurant la communication avec vos locataires avec un système collaboratif pour les services, vous pouvez raccourcir les échanges entre locataires, gestionnaires, propriétaires et entreprises.

Très souvent, les gestionnaires entrent dans des boucles de SMS ou d’emails qui n’en finissent pas pour transférer des informations. D’autres feront les intermédiaires pour repasser les plats entre un artisan qui doit venir et un locataire qui doit être prévenu.

Aujourd’hui, tout le monde peut se synchroniser et c’est cela qui vous fera gagner du temps. Une demande prend au moins 5 minutes pour être comptabilisée dans un centre d’appel et donne lieu encore à un autre appel de 5 minutes en moyenne pour clarifier ou demander information sur la progression. Avec une appli dédiée, vous réduisez le temps de formulation d’un service de fuite d’eau ou d’entretien. Surtout, vous pourrez plus facilement faire suivre l’information au bon prestataire. Si vous gérez beaucoup de biens et de demandes clients, vous pouvez même envisager de vous équiper d’un logiciel de GMAO.

Enfin, ce n’est pas le tout de régler une tâche à un moment donné, l’histoire nous rattrape souvent pour récupérer un justificatif de coût ou une demande client pour demander ce qui a été fait. Avec des archives, ces petits irritants peuvent être évités.

Être réactif

De nos jours, la réactivité est devenue un acquis avec des sociétés comme Amazon qui ont habitué les clients à être servi en quelques jours. Prendre en charge une demande locataire rapidement devient critique pour satisfaire ses clients. Le fait d’informer de la progression d’une demande comme peut le faire un livreur de repas ou un chauffeur de taxi permet de patienter. Le savoir faire est important… et le faire savoir aussi !

Pour communiquer efficacement, vous pouvez vous appuyer sur de la gestion de tâches collaborative sous forme de discussion. A défaut de résoudre un problème dans la minute, vous montrerez à votre locataire que le problème avance, il sera rassuré et cela vous évitera probablement des relances de sa part.

S’entourer des bons prestataires

Vos prestataires pour gérer des sinistres ou l’entretien de maintenance sont critiques pour satisfaire vos locataires. Même règle que pour un gestionnaire, une bonne communication évitera les dérapages qui enveniment la relation locataire/gestionnaire.

Il convient de bien clarifier le problème à résoudre avant l’intervention. C’est au gestionnaire de récolter les bonnes informations pour que le prestataire arrive avec les bons outils ou potentiellement décline à l’avance si c’est hors de ses compétences.

L’aspect collaboratif est là pour vous sauver pour partager les informations en temps réel, clarifier plus rapidement et ajuster le chiffrage au meilleur prix de la part du prestataire. Aujourd’hui, il est possible de traiter des demandes de bout en bout voire même le paiement avec une plateforme qui vous relie à vos prestataires. Vous choisissez les règles et avec qui vous voulez travailler. En cas de besoin spécifique, les plateformes collaboratives sauront vous suggérer des prestataires qualifiées.

Anticiper les besoins

Enfin, il est plus reposant de prévenir que de guérir. Plusieurs techniques s’offrent à vous pour anticiper les désagréments du coup de fil du vendredi soir pour une fuite avant un départ en weekend.

Vous pouvez faire des tirs groupés lorsqu’un prestataire vient pour une réparation et en profiter pour régler la salle de bain, gérer les ventilations, resserrer les poignées de portes.

Les rénovations peuvent se faire lors de période de vacances entre deux locataires. Si besoin, vous pouvez faire des locations à la semaine en bloquant les semaines de travaux. Votre appartement se louera mieux, même dans les phases difficiles. Enfin, le dialogue occasionnel avec votre locataire permettra de remonter de l’information sur ses besoins sans que ce ne soit trop critique. L’intérêt est que vous pourrez choisir quand engager des dépenses en maîtrisant le timing sans subir le stress de tout traiter en urgence.

En résumé, une organisation structurée de manière collaborative entre gestionnaire, locataire, propriétaire et prestataires permet de matérialiser des gains de temps de plus de 20 % et d’éviter le stress d’action dans l’urgence. Au préalable, un investissement d’une heure est toutefois nécessaire pour paramétrer son patrimoine et inviter les prestataires sur une plateforme. En contrepartie, vous bénéficiez d’une traçabilité des actions faites, d’une maîtrise de votre relation locataire et d’un suivi précis des entreprises qui interviennent pour vous.

En gagnant une heure par jour, vous avez le choix entre profitez d’un peu de repos ou choisir d’avoir de nouveaux locataires avec ce temps gagné.

Mis à jour le 25 mars 2021
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