Déménagement d’entreprise : Que faire de vos outils informatiques ?

Souvent redouté, le déménagement est perçu comme une étape difficile à franchir.

Vous êtes peut-être installés dans vos locaux depuis de longues années, la logistique y est bien rodée, et les habitudes de vos collaborateurs y sont ancrées. Déménager, c’est quitter cette zone de confort, bouleverser ses habitudes. Il va falloir bouger tout ce petit monde, et ne pas faire de mécontents…

Et puis déménager demande du temps, beaucoup de temps : recherche et visites de vos futurs locaux, démarches administratives, travaux, achat d’un nouveau mobilier adapté, transport et installation de vos différents équipements, configuration de vos installations techniques et de votre nouvel accès réseau…on y réfléchit à deux fois !

Malgré toutes ces préoccupations, le déménagement est une étape normale voire nécessaire dans l’évolution d’une entreprise.

Déménager c’est positif ! C’est un renouveau, une ouverture vers de nouvelles perspectives, un nouvel environnement de travail et de nouveaux défis pour vos collaborateurs.

Pourquoi déménager ?

Que le déménagement soit imposé comme une nécessité ou réellement désiré, les raisons qui peuvent motiver une entreprise à changer de locaux sont multiples :

  • L’une des raisons principales qui peut inciter une entreprise à déménager est la taille de ses locaux : une activité qui se développe, des effectifs qui croissent, et les locaux deviennent vite trop petits avec des salariés qui se retrouvent à l’étroit. A l’inverse, des locaux qui deviennent trop grands et des espaces inoccupés… Déménager doit vous permettre d’adapter votre espace à vos réels besoins et à l’évolution de vos effectifs.

  • Déménager peut aussi être motivé par une recherche de diminution de vos charges. Qu’il s’agisse du prix du loyer, ou du montant de ses charges, les locaux représentent un poste financier très important pour une entreprise et un déménagement peut vous permettre de réaliser des économies substantielles.

  • Enfin, déménager, c’est l’opportunité de profiter d’un emplacement plus stratégique. Une mauvaise accessibilité peut réellement impacter les conditions d’accueil de vos clients et affecter les conditions de travail de vos salariés : peu de commodités, offre de transports restreinte, difficultés pour se garer… déménager c’est l’opportunité de vous affranchir de ce type de contraintes et d’offrir plus de confort à vos équipes. Le confort de vos salariés au service de la productivité de votre entreprise !

  • Et puis vous pouvez également déménager sans raison particulière. Juste une envie de lifting, de nouveauté !

Comment gérer ses outils informatiques lors du déménagement

Le plus important pour qu’un déménagement se passe bien, notamment au niveau de votre IT, est que tout soit bien coordonné. Un déménagement, cela se prépare !

Ainsi, vous aurez des vérifications à effectuer, et des choix à faire, pour une transposition optimale de votre matériel IT de vos anciens à vos nouveaux bureaux.

Commençons par l’élément probablement le plus important : votre connexion internet. Vous devrez vérifier tout d’abord à quelles offres d’opérateurs sont éligibles vos nouveaux locaux, et la qualité de leurs services.

Attention, les opérateurs vous proposent souvent des offres alléchantes mais à la condition de vous engager sur une très longue période. Cependant, la technologie avance vite et il vaut mieux parfois payer plus cher votre abonnement mais rester libre de profiter d’offres concurrentes à tout moment.

Enfin, veillez à anticiper les délais d’installation. La mise en place de votre connexion internet dans vos nouveaux bureaux peut prendre un certain temps (jusqu’à 3 mois).

Lors de votre déménagement, il vous sera également nécessaire de déménager tous vos différents équipements IT : fax, terminaux de paiement, machine à affranchir… On a parfois tendance à l’oublier, mais ces matériels sont généralement reliés à une ligne téléphonique. Il est alors important de vérifier que tous les appareils IT dont vous disposez soient bien compatibles avec vos nouvelles infrastructures.

En parlant de téléphonie, un déménagement est l’occasion de vous pencher sur votre infrastructure télécom. D’autant plus que nous vivons ce que l’on appelle « la fin du RTC » (Réseau Téléphonique Commuté), qui laisse progressivement sa place à la téléphonie VoIP (téléphonie via le cloud).

Si vous n’aviez pas dans vos anciens bureaux déjà souscrit à la téléphonie VoIP, vous êtes donc amenés à effectuer un choix.

Vous pouvez conserver vos anciens équipements de téléphonie compatibles uniquement RTC, mais qui seront amenés dans les années à venir à devenir obsolètes. Ces équipements se révèlent très coûteux : amortissements, maintenance, évolutions, éventuels surcoûts de communication...

Ou bien, profitez de votre déménagement pour souscrire à la VOIP, et modernisez entièrement votre infrastructure de téléphonie.

Les avantages de la téléphonie VoIP

Le déménagement de votre entreprise est une très bonne raison pour que vous souscriviez à la VoIP ! D’autant plus que celle-ci dispose d’avantages certains.

La VoIP permet de passer des appels téléphoniques via le réseau IP, généralement une connexion Internet. En quelques mots, le standard téléphonique n’est plus hébergé dans vos locaux. Il est hébergé dans le cloud par l’opérateur télécom, comme le propose l’opérateur Axialys. Vous vous affranchissez ainsi de l’achat de matériel coûteux, de contrats de maintenance et d’évolutions fonctionnelles payantes. La téléphonie via le cloud vous permet alors de réaliser des économies.

Les fonctionnalités VoIP offrent à vos collaborateurs un large éventail de possibilités : convergence fixe-mobile, enregistrement des appels, présentation du numéro, WebRTC… Et ce sans surcoût car toutes les fonctionnalités, même celles à venir, sont directement incluses dans les forfaits de téléphonie.

Aussi, la VoIP offre à vos salariés une mobilité de tous les instants car ils peuvent avoir accès à leur poste n’importe où, à n’importe quel moment, et depuis n’importe quel terminal tant que celui-ci dispose d’une simple connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone).

Cette mobilité qu’offre la VoIP est particulièrement bénéfique dans un contexte de déménagement, mais elle peut aller plus loin : la téléphonie IP permet de répondre aux enjeux du monde du travail actuel, bouleversé par la généralisation du télétravail.

Permettre à vos collaborateurs d’avoir accès à leur poste de téléphonie à tout moment et où qu’ils soient est un gage d’ultra mobilité, et donc d’ultra efficacité, pour votre entreprise.

Enfin, la téléphonie aujourd’hui ne se résume plus à de simples communications vocales entre deux personnes à distance. Via les communications unifiées, de nombreux outils sont à la disposition de vos salariés pour continuer d'accroître leur productivité : accès où qu’ils soient à leur agenda et leurs mails, conférences audio/vidéo, messagerie instantanée, messages vocaux, appels gratuits entre postes…

Avant de déménager, basculer vos outils d’entreprise sur le cloud

Au-delà de votre système de téléphonie, votre déménagement d’entreprise est peut-être l’occasion de basculer l’ensemble de vos outils sur le cloud.

Comme nous l’avons vu précédemment, la transition entre vos anciens et vos nouveaux bureaux peut nécessiter un certain temps d’adaptation. Consacrer des semaines, voire des mois, à vous installer, avec des salariés en transit, qui ont peu ou pas accès à l’ensemble des ressources de l’entreprise, à leur matériel, à leurs dossiers…, et c’est la productivité de vos équipes qui s’en trouve affectée.

Basculer l’ensemble de vos outils sur le cloud, c’est la possibilité de digitaliser toutes les ressources de votre entreprise en un seul et même endroit, « le nuage » et d’en faciliter ainsi l’accès. Qu’il s’agisse de documents, de visuels, de logiciels, … vos salariés auront accès à l’ensemble de ces outils où qu’ils se trouvent, à tout moment et de n’importe quel terminal, dès lors qu’ils y auront été dûment autorisés.

En période de déménagement, l’organisation et la mobilité sont de rigueur. Anticipez, soyez prévoyants, et équipez-vous des bons outils, et vous franchirez facilement cette étape charnière de la vie de votre entreprise.

Mis à jour le 25 mars 2021
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