Passer par un syndic en ligne pour sa gestion de copropriété ?

Un syndic en ligne est en fait un syndic traditionnel qui a tout simplement décidé d’utiliser les outils numériques, collaboratifs et interactifs afin de faciliter les échanges et limiter leurs déplacements dans la copropriété. Vous êtes dans l’erreur si vous avez cru que ces syndics en ligne ont réinventé le métier de syndic, car ils n’ont fait que l’améliorer.

Quelles sont les missions assurées par le syndic en ligne ?

Il n’y a pas tellement de grandes différences entre le syndic traditionnel et le syndic en ligne. Comme il propose des services dématérialisés, le syndic en ligne n’a pas besoin de se déplacer dans la copropriété sauf en cas d’urgence. Cependant, il doit rester joignable à tout moment par mail ou par téléphone.

Également appelé syndic à distance ou micro-syndic, le syndic a pour mission de représenter au quotidien le syndicat de tous les copropriétaires. En clair, ce syndic s’occupe à distance de la tenue de la comptabilité, de l’exécution des travaux, de l’organisation de l’assemblée générale annuelle, de l’embauche et de la gestion des ressources humaines, de la passation des contrats avec les prestataires extérieurs, la gestion des réparations courantes et surtout la détermination des travaux qui sont inhérents à la conservation de l’immeuble.

Concrètement, comment fonctionne un syndic en ligne ?

Le syndic en ligne gère la copropriété via des services dématérialisés. Désormais, les échanges et les interactions se font par mail, téléphone ou par des outils conversationnels plus élaborés. Par le biais d’une plateforme internet privée, les copropriétaires peuvent transmettre leurs suggestions concernant la gestion de la copropriété. Ils peuvent également y déposer des requêtes concernant les travaux à effectuer chez eux ou dans les parties communes de l’immeuble. Certaines plateformes permettent les échanges en temps réel entre occupants et les représentants du syndic et elles vont même jusqu’à autoriser le paiement des charges en ligne.

Via ce portail virtuel, les copropriétaires et la copropriété ont un accès permanent à leurs comptes. Il est donc indispensable que les copropriétaires se dotent d’une connexion internet avant de pouvoir bénéficier des services dématérialisés d’un syndic en ligne. Autrement, ils doivent se reposer sur un copropriétaire qui habite à l’année dans l’immeuble et qui est connecté en permanence à internet. Ce sera donc à lui de jouer le rôle d’interface entre le syndic et les copropriétaires qui n’ont pas accès au web.

Quels sont les avantages offerts par le syndic en ligne ?

Le syndic en ligne procure de nombreux avantages, dont le plus important est la transparence dans la gestion de copropriété. En effet, tous les documents inhérents à cette gestion de copropriété sont présents en ligne et peuvent être librement consultés par les copropriétaires à tout instant. Par ailleurs, les lois ALUR imposent la mise en place d’un réseau extranet dans l’immeuble. Soucieux des besoins des occupants de la copropriété, l’interface proposée par le syndic peut être consultée via des ordinateurs, des smartphones et des tablettes qui sont des outils incontournables de nos jours.

Rappelons que les lois ELAN qui ont été adoptées en 2018 ont apporté de nombreuses modifications dans le secteur de la copropriété, et les syndics en ligne ont profité de ces réformes pour améliorer leurs prestations. À noter que les documents qui sont relatifs à la gestion de l’immeuble et aux lots gérés doivent être mis à jour par le syndic au moins une fois dans l’année et dans les 3 mois qui précèdent une assemblée générale. Autre avantage qui mérite d’être cité, les frais de gestion demandés par le syndic en ligne sont 2 voire 3 fois moins chers que ceux qui sont demandés par le syndic classique. L’absence des déplacements physiques et l’usage exclusif du numérique permettent aux syndics en ligne d’offrir des tarifs plus qu’abordables.

Le syndic en ligne : un service adapté aux petites copropriétés

Une chose est sûre, le syndic en ligne est un service adapté aux petites structures, et si certains copropriétaires perçoivent cela comme une limite, d’autres le considèrent comme un avantage. La plupart des syndics en ligne ne visent que les copropriétés de 30 lots au maximum. Au-delà de ces 30 lots, il est préférable de se tourner vers un syndic classique.

Les syndics en ligne proposent des tarifs abordables, mais force est de reconnaître que leurs prix sont exactement à hauteur des prestations qu’ils sont prêts à fournir. Comme il ne se déplace qu’en cas de force majeure, une part importante des tâches qui incombent à ce syndic sont déléguées aux copropriétaires. Les limites du syndic en ligne ne s’arrêtent pas là. Il tient de rappeler que le recouvrement des impayés est l’une des missions du syndic, donc, comment pourrait-il assurer cette tâche s’il est physiquement absent ? Il devra donc se montrer persuasif dans les courriels qu’il va adresser aux copropriétaires. En outre, le syndic en ligne aura fort à faire si l’immeuble possède un grand nombre d’équipements collectifs à gérer. Cet exécutant de nouvelle génération ne sera pas aussi réactif qu’un acteur physique, mais il possède tout de même ses avantages, et la façon dont les syndics en ligne évoluent commence à en séduire plus d’un.

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